A partir do dia 3 de agosto, as empresas não poderão mais emitir notas fiscais sem o preenchimento das informações relativas ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), sob pena de rejeição automática pelo sistema.

A regra foi definida pelo Comitê Gestor formado por estados e municípios, responsável pela padronização dos documentos fiscais no âmbito da reforma. Segundo o órgão, o sistema de autorização deixará de validar documentos incompletos, o que inviabiliza a conclusão da operação e, na prática, impede a emissão da nota fiscal.

A exigência estava prevista para começar em janeiro, mas acabou adiada após discussões técnicas entre a Receita Federal e os entes federativos, que reorganizaram o cronograma para permitir a adaptação dos ambientes de emissão e dos sistemas usados pelas empresas.

Evolução da adesão às novas regras

Indicadores da Receita Federal apontam avanço na adaptação das empresas ao novo modelo de escrituração. Em junho, 75% das notas emitidas por contribuintes dos regimes de lucro real e lucro presumido já traziam os campos exigidos pela nova estrutura — em abril, esse percentual era de 55%.

Entre as empresas optantes pelo Simples Nacional, que ainda não estão obrigadas ao preenchimento, cerca de 8% das notas já apresentam as informações de IBS e CBS, o que reflete uma adesão antecipada de parte do setor.

Por enquanto, os dados inseridos têm caráter apenas informativo e de parametrização do sistema, sem impacto direto na arrecadação, uma vez que os tributos ainda não estão em fase de cobrança.

Validação automática e riscos operacionais

Com a nova regra, o sistema de autorização de documentos fiscais passa a fazer a validação automática dos campos obrigatórios. Havendo inconsistências ou ausência das informações de IBS e CBS, a nota será rejeitada no momento da transmissão.

Na prática, isso pode afetar diretamente o fluxo de faturamento das empresas, já que a emissão da nota fiscal é condição essencial para formalizar as operações comerciais.

Embora não haja aplicação imediata de penalidades no período de transição, a legislação prevê prazo de 60 dias para correção de inconsistências após notificação. Se as irregularidades persistirem, os fiscos podem aplicar multas e cobranças retroativas dentro do prazo legal de até cinco anos, nas esferas federal, estadual e municipal.

Para 2026, considerado ano de transição, as penalidades por descumprimento de obrigações acessórias podem chegar a 6% do valor da operação no caso da CBS e a 12% no caso do IBS. Ainda assim, a alíquota-teste prevista para o período soma 1% e não envolve recolhimento efetivo, servindo apenas para simular o modelo tributário.

Impactos para empresas e sistemas fiscais

A adequação ao novo padrão exige ajustes nos sistemas de emissão e na integração de documentos fiscais eletrônicos. Especialistas do setor tributário destacam que o principal ponto de atenção está na capacidade dos sistemas de evitar rejeições automáticas, que podem interromper operações comerciais.

Há também preocupação com a segurança jurídica durante a transição, diante da possibilidade de revisões futuras sobre as informações prestadas nos documentos fiscais.

Desafios na implementação pública

A adaptação ao novo modelo envolve ainda as administrações tributárias. Em fases anteriores de testes, diversos municípios tiveram dificuldade para receber documentos fiscais no formato atualizado, o que exigiu ajustes em sistemas locais e integrações com plataformas estaduais e federais. A interoperabilidade entre os diferentes entes federativos segue como um dos principais pontos de atenção na implementação da reforma tributária.

Cronograma da reforma tributária

1. 03/08/2026: início da obrigatoriedade de preenchimento de IBS e CBS nas notas fiscais para empresas não optantes do Simples Nacional;
2. 2027: substituição do PIS/Cofins e do IOF-Seguros pela CBS; redução a zero do IPI, com exceção da Zona Franca de Manaus; criação do Imposto Seletivo;
3. 2029 a 2032: transição gradual do IBS estadual e municipal;
4. 2033: consolidação do novo sistema tributário, com extinção do ICMS e do ISS.