Permanecer no Simples Nacional é prioridade para MEIs, microempresas e empresas de pequeno porte. O regime simplifica a tributação, mas exige o cumprimento de uma série de regras, e muitos empresários só percebem a irregularidade quando recebem comunicação da Receita Federal ou descobrem que a empresa foi desenquadrada.

A exclusão pode ocorrer por débitos, excesso de faturamento, falta de declarações e exercício de atividades não permitidas. Quem perde o regime costuma enfrentar carga tributária maior e novas exigências contábeis e fiscais. Veja os principais erros.

1. Deixar impostos e contribuições em atraso

A inadimplência é um dos motivos mais comuns. Empresas com débitos junto à Receita Federal, à PGFN, a estados ou municípios podem receber um Termo de Exclusão. O caminho é acompanhar a situação fiscal e regularizar as pendências, seja quitando, parcelando ou contestando.

2. Ultrapassar o limite de faturamento

O teto de receita bruta anual é de R$ 4,8 milhões para empresas em geral. Quando o excesso não passa de 20%, em regra a exclusão produz efeitos no ano-calendário seguinte. Acima de 20%, os efeitos podem começar já no mês seguinte ao excesso, observadas as regras legais.

3. Exercer atividade não permitida

Nem toda atividade pode optar pelo regime. Algumas têm restrições previstas na Lei Complementar 123/2006, por isso é preciso checar se a atividade é permitida antes de incluí-la no CNPJ. Atividade vedada pode provocar a exclusão.

4. Ter sócio ou participação societária impeditiva

A composição societária também impede o enquadramento em algumas situações: pessoa jurídica participando do capital, sócio domiciliado no exterior, sócio que participa de outra empresa beneficiada pelo Simples quando a receita bruta global ultrapassa o limite legal e sócio que atua como administrador de outra pessoa jurídica com fins lucrativos na mesma condição.

5. Manter irregularidades no cadastro fiscal

Informações desatualizadas, inconsistências no CNPJ e pendências de inscrição estadual ou municipal podem impedir a permanência no regime. Manter os dados atualizados e verificar restrições nos órgãos tributários é essencial.

6. Não entregar declarações e obrigações acessórias

Optantes precisam cumprir obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas, entre elas a Defis e o PGDAS-D. A falta de entrega gera multas, pendências e fiscalização, e omissões somadas a outras irregularidades podem resultar em exclusão. Regime simplificado não significa dispensa de obrigações.

7. Omitir receitas e movimentações financeiras

Declarar faturamento menor que o recebido é irregularidade grave. Receita Federal e fiscos estaduais e municipais cruzam documentos fiscais, dados financeiros e operações, e diferenças podem levar a fiscalização, cobrança de tributos, multas e até exclusão.

8. Dificultar ou impedir a fiscalização

A empresa deve atender intimações válidas. Recusar sem justificativa livros contábeis, documentos fiscais e informações sobre movimentações pode caracterizar embaraço à fiscalização, hipótese legal de exclusão de ofício.

9. Operar sem documentação fiscal adequada

Deixar de emitir documentos exigidos, usar documentos irregulares ou manter registros incompatíveis com as operações pode gerar autuações, penalidades e, conforme a infração, a saída do regime.

10. Não comunicar situação que exige exclusão

A própria empresa precisa informar ao Fisco quando deixa de atender às condições do Simples, como ao ultrapassar o limite de faturamento ou passar a exercer atividade vedada. A falta dessa comunicação pode levar à exclusão de ofício, com efeitos inclusive retroativos.

O que acontece após a exclusão

A empresa deixa de recolher pelo regime a partir da data em que a exclusão produz efeitos e pode precisar migrar para o Lucro Presumido ou o Lucro Real. Entre as consequências estão mudança no cálculo e no recolhimento, possível aumento da carga tributária, adaptação de sistemas, alteração das obrigações acessórias e maior complexidade na apuração.

Como saber se a empresa corre risco

O caminho é consultar regularmente a situação fiscal do CNPJ, verificando débitos, pendências cadastrais, declarações não entregues e notificações. O Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN), o Portal do Simples Nacional e o e-CAC ajudam nessa checagem.

Não vale esperar uma notificação de exclusão. Acompanhar o faturamento, manter pagamentos em dia, atualizar cadastros e entregar declarações no prazo, com apoio do contador, é a melhor forma de evitar surpresas.